KI-Werkzeuge auswählen, ohne sich zu verlaufen
Warum die Werkzeugfrage fast immer zu früh kommt
In neun von zehn Gesprächen fällt der Name eines Produkts, bevor jemand den Anwendungsfall beschrieben hat. Das ist menschlich – Werkzeuge sind konkret, Anwendungsfälle sind Arbeit – und es ist die teuerste Reihenfolge, die es in diesem Feld gibt. Wer das Werkzeug zuerst wählt, sucht danach eine Aufgabe dafür, und findet meist eine, die niemandem wehtut und niemandem hilft.
Die Reihenfolge, die trägt: Aufgabe beschreiben, Daten klären, Qualitätsanspruch festlegen – dann Kategorie bestimmen, dann drei Kandidaten prüfen. Wie man zu einer belastbaren Aufgabenliste kommt, steht in Anwendungsfälle finden.
Die sechs Kategorien
Praktisch jedes Angebot auf diesem Markt fällt in eine dieser sechs Schubladen. Wer sie kennt, kann ein Verkaufsgespräch in fünf Minuten einordnen.
1. Allgemeine Assistenten. Ein Textfeld, ein Modell, eine Antwort – dazu meist Dokumenten-Upload und Websuche. Stärke: Breite, sofort nutzbar, geringe Einführungskosten. Schwäche: Nichts davon kennt Ihren Betrieb, solange Sie es nicht füttern. Richtig für Entwürfe, Zusammenfassungen, Recherche, Übersetzung.
2. Assistenten mit eigenem Wissen. Dasselbe, aber an Ihre Unterlagen angebunden – Angebote, Handbücher, Protokolle. Stärke: Antworten mit Belegstelle aus dem eigenen Haus. Schwäche: Die Qualität hängt an der Ordnung Ihrer Ablage, nicht am Modell. Das Verfahren dahinter: Eigene Unterlagen nutzbar machen.
3. Funktionen in vorhandener Software. Die KI-Erweiterung Ihrer Warenwirtschaft, Ihres Ticketsystems, Ihrer Konstruktionssoftware. Stärke: kein Bruch im Arbeitsablauf, keine zweite Anmeldung, oft der schnellste Nutzen überhaupt. Schwäche: Sie kaufen das Modell nicht aus, Sie bekommen, was der Hersteller einbaut – und erfahren Änderungen manchmal zuletzt.
4. Fachwerkzeuge. Angebote für einen Beruf oder eine Aufgabe: Texterkennung für Rechnungen, Prüfassistenten für Verträge, Übersetzung für Fachsprache, Protokollierung für Besprechungen. Stärke: Tiefe, fertige Formate, geprüfte Abläufe. Schwäche: Preis je Fall und die Gefahr, fünf Insellösungen zu betreiben.
5. Baukästen und Automatisierung. Werkzeuge, mit denen man Abläufe zusammensteckt: Auslöser, Schritte, Übergaben, Freigaben. Stärke: Hier entsteht der Nutzen, der bleibt, weil Arbeit wirklich wegfällt. Schwäche: Jemand im Haus muss das pflegen, und diese Person muss benannt sein. Dazu Prozesse mit KI automatisieren.
6. Eigenbau auf Modellbasis. Sie betreiben die Anwendung selbst und rufen Modelle über eine Schnittstelle. Stärke: volle Kontrolle über Daten, Oberfläche und Kosten. Schwäche: Sie werden zum Softwarehaus, mit allem was dazugehört – und je nach Zuschnitt auch rechtlich zum Anbieter, siehe Der EU AI Act im Mittelstand.
Die vier Fragen, die den Unterschied machen
Nicht die Funktionsliste entscheidet, sondern vier Punkte, die in keinem Datenblatt stehen.
Wo liegen die Daten, und was passiert mit ihnen? Das ist die erste Frage, nicht die letzte. Sieben konkrete Unterfragen dazu stehen in Den KI-Anbieter prüfen.
Passt es in den Arbeitsablauf oder daneben? Ein Werkzeug, das ein zweites Fenster, eine zweite Anmeldung und ein Kopieren zwischen Systemen verlangt, wird nach drei Wochen nicht mehr benutzt. Diese Regel hat mehr Projekte entschieden als jeder Qualitätsvergleich.
Wer pflegt es? Jedes Werkzeug braucht einen Menschen, der Vorlagen aktualisiert, Zugänge verwaltet und Fragen beantwortet. Ohne Namen in dieser Zeile ist die Einführung ein Zufallsexperiment.
Wie kommen wir wieder heraus? Export, Löschung, Frist. In einem Markt, in dem Anbieter verschwinden oder aufgekauft werden, ist das keine Paranoia, sondern Planung.
So sieht ein brauchbarer Vergleich aus
Zwei Wochen, drei Kandidaten, Ihre Aufgaben – nicht die Vorführung des Anbieters.
- Fünf echte Fälle aus dem Alltag auswählen, mit bekanntem richtigem Ergebnis. Zum Beispiel fünf Anfragen, die letzte Woche kamen, samt der Antworten, die damals herausgingen.
- Jeden Kandidaten dieselben fünf Fälle bearbeiten lassen, von denselben zwei Personen.
- Bewerten, aber nur drei Dinge: Ist das Ergebnis brauchbar, wie lange hat die Nacharbeit gedauert, und wie oft war etwas falsch, das nicht sofort auffiel.
- Die Kosten je Fall hochrechnen, nicht den Monatspreis vergleichen.
- Entscheiden – und das Datum der nächsten Überprüfung gleich mit festlegen.
Punkt drei ist der wichtige. Ein Werkzeug, das selten, aber unauffällig falsch liegt, ist gefährlicher als eines, das oft sichtbar danebengreift. Warum das so ist: Halluzinationen erkennen und abstellen.
Warum hier keine Produktnamen stehen
Zwei Gründe. Der erste ist praktisch: Jede Empfehlung wäre in sechs Monaten überholt, und eine überholte Empfehlung richtet mehr Schaden an als keine. Der zweite ist grundsätzlich: Beratung, die Produkte empfiehlt, ist selten unabhängig von den Produkten. Was ich Ihnen geben kann, ist die Einordnung und die Prüfliste; die Auswahl treffen Sie, und zwar mit Ihren eigenen fünf Fällen.
Was das im Mentoring bedeutet
Die Kategorienfrage gehört in die Phase POTENZIALE, wenn die Anwendungsfälle sortiert sind. Der Vergleich selbst läuft in der Phase UMSETZUNG, begleitet vom Werkzeug Business-Case-Einseiter, damit die Zahlen aus dem Vergleich direkt in die Rechnung gehen. In der Phase REALISIERUNG wird dann gemessen, ob die Annahmen gestimmt haben – siehe Den Piloten messen.
Häufige Fragen
Welches KI-Werkzeug ist das beste?
Die Frage hat keine Antwort, die ein Jahr hält – der Markt ändert sich zu schnell, und die Spitzenposition wechselt mehrmals im Jahr. Beantwortbar ist eine andere Frage: Welche Kategorie passt zu Ihrer Aufgabe, und welcher Anbieter dieser Kategorie erfüllt Ihre Anforderungen an Daten, Vertrag und Kosten. Wer nach dem besten Werkzeug sucht, sucht einen Zustand; wer nach der passenden Kategorie sucht, trifft eine Entscheidung, die trägt.
Sollen wir auf eine große Plattform setzen oder auf Spezialanbieter?
Beides hat eine klare Logik. Eine breite Plattform senkt Verwaltungsaufwand und Schulungskosten, weil alles an einer Stelle liegt. Ein Spezialanbieter ist dort überlegen, wo Ihr Fall eine Besonderheit hat – Fachsprache, Formate, Prüfschritte. Die brauchbare Faustregel: breit für das Tagesgeschäft, speziell für den einen Fall, an dem Ihr Geld hängt.
Wie lange sollte ein Werkzeugvergleich dauern?
Zwei Wochen für drei Kandidaten, mit echten eigenen Aufgaben statt Vorführungen. Länger lohnt nicht, weil die Unterschiede, die man in Woche drei findet, kleiner sind als die Veränderungen, die der Markt in der Zwischenzeit produziert. Kürzer lohnt auch nicht, weil die ersten Tage immer gut aussehen.