Was KI wirklich kostet
Fünf Posten, nicht zwei
Wenn im Mittelstand über die Kosten von KI gesprochen wird, geht es fast immer um den Monatspreis je Nutzer. Das ist der sichtbarste und meistens der kleinste Posten. Vollständig sieht die Rechnung so aus:
1. Lizenz oder Grundgebühr. Fester Betrag je Nutzer und Monat, manchmal gestaffelt nach Funktionen. Planbar, vergleichbar, und selten der Punkt, an dem sich etwas entscheidet.
2. Verbrauch. Bezahlt wird nach Menge – bei Text nach Umfang der Ein- und Ausgabe, bei Bild je Erzeugnis, bei Sprache je Minute. Für überschaubare Textanwendungen bewegt sich das im Bereich von Cent-Bruchteilen je Anfrage. Relevant wird der Posten dort, wo automatisch viele Anfragen laufen, wo lange Dokumente verarbeitet werden oder wo Bild, Ton und Video im Spiel sind.
3. Einführung. Einmalig: Auswahl, Anbieterprüfung, Anbindung an vorhandene Systeme, Aufbereitung der eigenen Unterlagen, Schulung, Regelwerk. Dieser Posten wird fast immer vergessen und ist fast immer größer als die Lizenzkosten eines Jahres.
4. Pflege. Laufend: Vorlagen aktualisieren, Zugänge verwalten, neue Mitarbeiter unterweisen, bei Modellwechseln nachjustieren. Rechnen Sie mit einem festen Zeitanteil einer benannten Person – lieber zwei Stunden in der Woche ehrlich eingeplant als null Stunden geplant und fünf tatsächlich.
5. Prüfung und Nacharbeit. Die Zeit, die ein Mensch braucht, um ein Ergebnis zu kontrollieren und brauchbar zu machen. Dieser Posten entscheidet über die Wirtschaftlichkeit, und er ist der einzige, der mit der Qualität des Werkzeugs sinkt. Mehr dazu in Halluzinationen erkennen und abstellen.
Die einzige Kennzahl, die zählt
Nicht der Preis je Nutzer, sondern die Kosten je erledigtem Fall. Ein Beispiel, wie es in Betrieben tatsächlich aussieht:
Ein Angebot zu schreiben dauert heute 50 Minuten. Mit Unterstützung dauert der Entwurf 10 Minuten, die Prüfung und Anpassung 15. Ersparnis: 25 Minuten je Angebot. Bei 30 Angeboten im Monat sind das 12,5 Stunden. Dagegen stehen Lizenz und Verbrauch – sagen wir 60 Euro im Monat – und ein Zwölftel der Einführungskosten.
Die Rechnung geht auf, und zwar deutlich. Sie geht aber nur auf, weil die Prüfzeit mitgerechnet wurde. Wer sie weglässt, rechnet sich eine Ersparnis von 40 Minuten herbei, die es nicht gibt, und wundert sich später, warum im Monatsabschluss nichts davon sichtbar ist. Die vollständige Rechenweise steht im Werkzeug zum Business Case.
Warum billig teuer wird
Der Tarifunterschied zwischen einem schwächeren und einem stärkeren Modell beträgt oft wenige Euro im Monat. Der Unterschied in der Nacharbeit beträgt Minuten je Fall. Bei dreißig Fällen im Monat schlägt eine Minute Mehraufwand je Fall jeden Tarifvorteil, den dieser Markt zu bieten hat.
Dasselbe gilt für die Einführung. Wer sich die Aufbereitung der eigenen Unterlagen spart, bekommt ein Werkzeug, das allgemein antwortet statt betrieblich – und zahlt die Ersparnis in Nacharbeit zurück, dauerhaft.
Die Faustregel, die ich Betrieben mitgebe: Sparen Sie bei der Anzahl der Werkzeuge, nicht bei ihrer Güte. Drei gut eingeführte Zugänge schlagen zwölf halb benutzte.
Die Posten, die niemand auf der Rechnung sieht
Mehrfachbeschaffung. Vier Abteilungen kaufen vier Dienste, drei davon können dasselbe. Ohne Werkzeugliste passiert das zuverlässig.
Die Schatten-Nutzung. Mitarbeiter benutzen private Zugänge, weil der dienstliche fehlt oder lahm ist. Kostet auf dem Papier nichts und im Ernstfall sehr viel.
Der Wechsel. Anbieter werden gekauft, Tarife umgestellt, Funktionen eingestellt. Wer nicht exportieren kann, zahlt den Umzug doppelt – einmal in Arbeit, einmal in Verhandlungsschwäche. Siehe Den KI-Anbieter prüfen.
Der stille Leerlauf. Lizenzen für Leute, die das Werkzeug nach vier Wochen nicht mehr öffnen. Prüfen Sie nach zwei Monaten die tatsächliche Nutzung, nicht die vergebene.
Ein Wort zu Energie und Nachhaltigkeit
Die Frage kommt zunehmend, und sie verdient eine nüchterne Antwort. Eine einzelne Textanfrage verbraucht wenig; die Summe über viele Nutzer und automatische Abläufe ist nicht nichts. Wer Nachhaltigkeit berichtet, sollte den Posten kennen und beim Anbieter nach Angaben fragen – viele machen inzwischen welche. Was Sie nicht tun sollten: den Verbrauch als Argument gegen eine Automatisierung anführen, die zehn Autofahrten im Monat ersetzt. Dann rechnen Sie gegen sich selbst.
Was das im Mentoring bedeutet
Die fünf Posten stehen im Werkzeug Business-Case-Einseiter der Phase UMSETZUNG, und zwar in dieser Reihenfolge, damit die Einführungs- und Prüfkosten nicht am Ende als Überraschung auftauchen. In der Phase REALISIERUNG werden die angenommenen Zeiten gegen gemessene ersetzt – fast immer liegt die Ersparnis dann niedriger als geschätzt und trotzdem hoch genug. Wer die Zahlen aus dem Piloten hat, verhandelt beim nächsten Werkzeug anders.
Häufige Fragen
Was kostet eine KI-Anfrage ungefähr?
Für Texte liegt eine einzelne Anfrage in aller Regel im Bereich von Bruchteilen eines Cents bis wenige Cent, abhängig von Länge und Modellgüte. Das ist so wenig, dass die verbrauchsabhängigen Kosten in den meisten mittelständischen Anwendungen die kleinste Position sind. Teuer wird es bei Bild und Video, bei sehr langen Dokumenten und dort, wo Anfragen automatisch in großer Zahl laufen.
Lohnt sich ein eigenes, selbst betriebenes Modell?
Rechnerisch selten unterhalb einer erheblichen Dauerlast. Eine eigene Maschine kostet unabhängig von der Nutzung, ein Dienst nur bei Nutzung; der Umschlagpunkt liegt für Textanwendungen typischerweise weit oberhalb dessen, was ein mittelständischer Betrieb erzeugt. Für den Eigenbetrieb sprechen daher meist andere Gründe – Datenschutz, Verfügbarkeit, Unabhängigkeit – und die sollte man dann auch so benennen statt sie in eine Wirtschaftlichkeitsrechnung zu kleiden.
Warum wird der günstigste Tarif oft der teuerste?
Weil die Ersparnis an der falschen Stelle sitzt. Ein schwächeres Modell erzeugt mehr Nacharbeit, und eine Stunde Nacharbeit kostet mehr als ein Monat Tarifunterschied. Rechnen Sie nie den Preis je Nutzer, sondern immer die Kosten je erledigtem Fall einschließlich der Zeit, die ein Mensch danach noch hineinsteckt.