Szenarien

ZWÖLF BRANCHEN,ZWÖLF RECHNUNGEN

Jedes Szenario zeigt einen Ablauf vorher und nachher, rechnet den Nutzen vor und benennt, was schiefgehen kann. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein – dafür sind die Annahmen offengelegt.

Was Sie hier lesen: Dies sind konstruierte Szenarien, keine abgeschlossenen Kundenprojekte. Die Betriebe sind typisiert, die Zahlen sind Annahmen – jede einzelne ist im Rechenbeispiel offengelegt, damit Sie sie durch Ihre eigenen ersetzen können. Genau so entsteht im vierten Modul Ihr Business-Case-Einseiter.
Sondermaschinenbau

Angebote in zwei Tagen statt in zehn

85 Mitarbeiter · Süddeutschland
Vorher

Jede Anfrage landet bei einem Konstrukteur. Er durchsucht alte Projekte nach vergleichbaren Maschinen, kopiert Textbausteine zusammen und rechnet Stücklisten nach. Bis ein Angebot herausgeht, vergehen zehn Arbeitstage. Ein Drittel der Anfragen wird gar nicht beantwortet, weil die Zeit fehlt.

Nachher

Ein Assistent liest die Anfrage, findet im Archiv der letzten 600 Angebote die drei ähnlichsten Projekte und erzeugt einen Entwurf mit Positionen, Textbausteinen und erster Kalkulation. Der Konstrukteur prüft, korrigiert und gibt frei. Aus zehn Tagen werden zwei – und die liegengebliebenen Anfragen werden wieder beantwortet.

Rechenbeispiel
Anfragen pro Jahr180
Bearbeitung heute6 Stunden
Bearbeitung mit Entwurf2 Stunden
Gesparte Stunden pro Jahr720
Interner Stundensatz75 €
Rechnerischer Nutzen54.000 € pro Jahr

Angenommen wird, dass die Angebotsqualität gleich bleibt und der Konstrukteur jeden Entwurf prüft. Der Zusatznutzen aus den bisher unbeantworteten Anfragen ist in dieser Rechnung nicht enthalten.

Aufwand

Mittel – etwa drei Monate bis zum produktiven Einsatz.

Voraussetzung

Alte Angebote müssen als durchsuchbare Dateien vorliegen, nicht als Papier oder Scan. Eine Person pflegt die Textbausteine.

Der Stolperstein: Wenn die Kalkulation ungeprüft herausgeht, verkaufen Sie zu billig. Der Entwurf ersetzt die Freigabe nicht – er ersetzt das Suchen.
Steuerberatung

Rückfragen beantworten sich selbst

22 Mitarbeiter · 900 Mandate
Vorher

Mandanten fragen per Mail und Telefon – und es sind immer dieselben dreißig Fragen. Welche Unterlagen brauchen Sie? Bis wann? Wie reiche ich das ein? Jede Frage unterbricht eine Fachangestellte mitten in der Arbeit.

Nachher

Im Mandantenportal beantwortet ein Assistent auf Basis der Kanzleiunterlagen die Standardfragen, hängt das passende Formular an und nennt die Frist. Alles, was eine fachliche Würdigung braucht, geht unbeantwortet an den zuständigen Berater – mit vorbereitetem Kontext.

Rechenbeispiel
Anfragen pro Jahr4.200
Bearbeitung je Anfrage8 Minuten
Anteil ohne fachliche Würdigung60 %
Gesparte Stunden pro Jahr336
Interner Stundensatz55 €
Rechnerischer Nutzen18.480 € pro Jahr

Angenommen werden 4.200 Rückfragen und ein Standardanteil von 60 Prozent. Der eigentliche Gewinn liegt woanders: Die Fachangestellten arbeiten ungestört.

Aufwand

Mittel – das Portal ist meist vorhanden, der Assistent kommt dazu.

Voraussetzung

Eine klare Liste, welche Auskunft der Assistent geben darf und welche nicht. Die Kanzleiunterlagen in aktueller Fassung.

Der Stolperstein: Steuerberatung ist eine vorbehaltene Tätigkeit. Der Assistent darf Auskunft zu Fristen, Unterlagen und Abläufen geben – zur steuerlichen Würdigung nie. Diese Grenze gehört schriftlich fixiert, bevor das System live geht.
Sanitär, Heizung, Klima

Der Bericht ist fertig, bevor der Monteur im Auto sitzt

30 Mitarbeiter · 12 Monteure
Vorher

Monteure schreiben ihre Berichte abends von Hand oder gar nicht. Das Büro tippt ab, fragt nach, sucht Fotos zusammen. Zwischen Einsatz und Rechnung liegen drei Wochen – und in jeder dritten Rechnung fehlt eine Position.

Nachher

Der Monteur diktiert den Bericht direkt nach dem Einsatz ins Handy. Daraus entsteht ein strukturierter Bericht mit erkannten Positionen und angehängten Fotos, der in die Handwerkersoftware läuft. Die Rechnung geht am selben Tag heraus.

Rechenbeispiel
Monteure12
Arbeitstage pro Jahr200
Dokumentation heute20 Minuten
Diktat und Prüfung6 Minuten
Gesparte Stunden pro Jahr560
Interner Stundensatz48 €
Rechnerischer Nutzen26.880 € pro Jahr

Nicht eingerechnet ist der Zinsvorteil aus drei Wochen kürzerer Zahlungsfrist und der Wegfall der Nachfragen im Büro.

Aufwand

Gering – häufig in vier bis sechs Wochen produktiv.

Voraussetzung

Smartphones bei den Monteuren und eine Handwerkersoftware mit Schnittstelle.

Der Stolperstein: In der Werkstatt ist es laut. Spracherkennung braucht brauchbares Audio – ein Headset für fünfzehn Euro entscheidet häufiger über Erfolg oder Misserfolg als die Wahl des Anbieters.
Technischer Großhandel

Produktdaten, die die Suche im Shop auch findet

140 Mitarbeiter · 40.000 Artikel
Vorher

Lieferantendaten kommen als PDF-Katalog, Excel-Liste oder Mail. Beschreibungen sind uneinheitlich, technische Attribute fehlen. Im eigenen Shop findet die Suche die Hälfte der Artikel nicht – und Kunden rufen an, statt zu bestellen.

Nachher

Ein Assistent liest die Lieferantenunterlagen, zieht die Attribute heraus, schreibt einheitliche Beschreibungen nach Ihrer Vorlage und markiert jeden Widerspruch zur manuellen Prüfung. Die Stammdatenpflege wird von der Fleißarbeit zur Kontrollaufgabe.

Rechenbeispiel
Neue und geänderte Artikel pro Jahr9.000
Pflege heute12 Minuten
Pflege mit Vorbefüllung3 Minuten
Gesparte Stunden pro Jahr1.350
Interner Stundensatz42 €
Rechnerischer Nutzen56.700 € pro Jahr

Angenommen wird, dass 9.000 Artikel jährlich angelegt oder geändert werden. Zusätzliche Umsätze durch die bessere Auffindbarkeit sind nicht eingerechnet.

Aufwand

Hoch – die Anbindung an ERP oder PIM ist der eigentliche Aufwand.

Voraussetzung

Ein PIM-System oder wenigstens eine saubere Artikeltabelle mit eindeutigen Nummern.

Der Stolperstein: Falsche technische Attribute sind teurer als fehlende. Für sicherheitsrelevante Werte – Druckstufen, Temperaturbereiche, Zulassungen – braucht es eine zweite, menschliche Freigabe.
Spedition

120 Anfragen am Tag, ohne Abtippen

65 Mitarbeiter · Stückgut und Teilladung
Vorher

Anfragen kommen per Mail in jedem denkbaren Format: als Fließtext, als Tabelle, als Foto eines Lieferscheins. Disponenten übertragen sie von Hand ins System. Wer als Erster antwortet, bekommt den Auftrag – und das ist selten Ihr Haus.

Nachher

Der Assistent liest die Mail, erkennt Relation, Gewicht, Maße und Termin, legt die Anfrage im Transportmanagementsystem an und schlägt einen Preis aus der Historie vor. Der Disponent bestätigt oder korrigiert. Antwortzeit: Minuten statt Stunden.

Rechenbeispiel
Anfragen pro Jahr28.000
Erfassung heute4 Minuten
Erfassung mit Vorbefüllung1 Minute
Gesparte Stunden pro Jahr1.400
Interner Stundensatz45 €
Rechnerischer Nutzen63.000 € pro Jahr

Der eigentliche Hebel ist die Antwortzeit, nicht die gesparte Minute. Zusätzlich gewonnene Aufträge sind hier bewusst nicht eingerechnet.

Aufwand

Mittel – steht und fällt mit der Schnittstelle zum TMS.

Voraussetzung

Ein TMS mit API und Zugriff auf die Preishistorie der letzten zwei Jahre.

Der Stolperstein: Gefahrgut, Sondermaße und Zollgut gehören nie in die Automatik. Diese Fälle muss das System erkennen und an einen Menschen geben – das ist die wichtigste Regel im ganzen Projekt.
Personaldienstleistung

Die passenden Leute sind längst in der Datenbank

45 Mitarbeiter · 9.000 Profile
Vorher

Neun Jahre Lebensläufe liegen im System. Bei einer neuen Vakanz sucht der Disponent per Stichwort – und findet die Hälfte nicht, weil im Lebenslauf „Zerspanungsmechaniker“ steht und in der Anfrage „CNC-Fräser“. Also wird extern gesucht, was intern längst da ist.

Nachher

Die Suche versteht Bedeutung statt Buchstaben. Anforderungsprofil hinein, sortierte Vorschlagsliste heraus – mit einer Begründung zu jedem Treffer, die der Disponent prüfen kann. Die Entscheidung trifft weiterhin ein Mensch.

Rechenbeispiel
Vakanzen pro Jahr600
Suche heute3,5 Stunden
Suche mit Vorschlagsliste1 Stunde
Gesparte Stunden pro Jahr1.500
Interner Stundensatz52 €
Rechnerischer Nutzen78.000 € pro Jahr

Angenommen werden 600 Vakanzen jährlich. Schnellere Besetzung bedeutet in diesem Geschäft zusätzlichen Umsatz – der ist hier nicht eingerechnet.

Aufwand

Mittel – die Profile müssen digital und auswertbar vorliegen.

Voraussetzung

Lebensläufe als Text, nicht als Bild. Geklärte Löschfristen nach DSGVO.

Der Stolperstein: Dies ist ein Hochrisiko-Anwendungsfall nach Anhang III des EU AI Act. Vorauswahl von Bewerbern unterliegt besonderen Pflichten: Transparenz, menschliche Aufsicht, Dokumentation. Eine automatische Absage ohne menschliche Prüfung ist keine Option – weder rechtlich noch praktisch.
Ambulante Pflege

Dokumentation, die nicht bis zum Abend wartet

70 Mitarbeiter · 55 Pflegekräfte
Vorher

Pflegekräfte dokumentieren abends aus dem Gedächtnis. Was tagsüber auffiel, ist dann verblasst. Prüfungen bemängeln Lücken, Nachdokumentation kostet zusätzlich Zeit – und die Mitarbeiterinnen empfinden sie als das Unangenehmste am Beruf.

Nachher

Nach jedem Einsatz spricht die Pflegekraft zwei Minuten ins Handy. Daraus wird ein strukturierter Eintrag in der Pflegedokumentation. Fehlt eine Pflichtangabe, fragt das System sofort nach – nicht drei Wochen später die Prüfung.

Rechenbeispiel
Pflegekräfte55
Einsatztage pro Jahr210
Dokumentation heute12 Minuten
Diktat und Prüfung6 Minuten
Gesparte Stunden pro Jahr1.155
Interner Stundensatz38 €
Rechnerischer Nutzen43.890 € pro Jahr

Der größere Effekt ist nicht die gesparte Stunde, sondern die bessere Dokumentationsqualität – und dass Pflegekräfte pünktlich Feierabend machen.

Aufwand

Mittel – Technik ist einfach, die Einführung braucht Sorgfalt.

Voraussetzung

Diensthandys, eine Pflegesoftware mit Schnittstelle und ein Betriebsrat, der von Anfang an am Tisch sitzt.

Der Stolperstein: Es geht um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO. Verarbeitung ausschließlich auf Servern in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag schriftlich, keine Nutzung der Daten zum Training. Wer das nachlässig behandelt, riskiert mehr als das Projekt.
Ingenieurbüro TGA

Leistungsverzeichnisse, die geprüft sind, bevor sie rausgehen

18 Mitarbeiter · Technische Gebäudeausrüstung
Vorher

Ein Leistungsverzeichnis hat achthundert Positionen. Es von Hand gegen die Planung zu prüfen, dauert zwei Tage – und trotzdem rutschen fehlende Positionen durch. Die fallen dann auf der Baustelle auf, als Nachtrag, mit Diskussion.

Nachher

Das System gleicht das Leistungsverzeichnis gegen die Planung und vergleichbare Vorprojekte ab. Es markiert fehlende Positionen, auffällige Mengenabweichungen und Formulierungen, die zu Auslegungsstreit einladen. Der Ingenieur prüft die Markierungen, nicht mehr achthundert Zeilen.

Rechenbeispiel
Ausschreibungen pro Jahr90
Prüfung heute16 Stunden
Prüfung mit Vormarkierung6 Stunden
Gesparte Stunden pro Jahr900
Interner Stundensatz68 €
Rechnerischer Nutzen61.200 € pro Jahr

Vermiedene Nachträge sind nicht eingerechnet, obwohl sie im Einzelfall die gesamte Jahresersparnis übersteigen können.

Aufwand

Mittel – hängt am Datenformat der Leistungsverzeichnisse.

Voraussetzung

Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format, nicht als eingescanntes PDF.

Der Stolperstein: Das System findet Abweichungen, bewertet sie aber nicht. Ob eine fehlende Position ein Fehler oder eine bewusste Entscheidung war, weiß nur der Ingenieur – und er haftet auch dafür.
Lebensmittelproduktion

Reklamationen, deren Ursache man tatsächlich findet

210 Mitarbeiter · Molkereiprodukte
Vorher

Vierzig Reklamationen im Monat. Die Ursachenanalyse dauert, weil Chargendaten im MES liegen, Prüfprotokolle im Laborsystem und die Kundenmail im Postfach. Wer Zusammenhänge über mehrere Reklamationen hinweg sehen will, muss sie von Hand suchen – und tut es deshalb nicht.

Nachher

Zu jeder Reklamation zieht das System die vollständige Chargenhistorie zusammen, vergleicht sie mit früheren Fällen und schlägt die wahrscheinlichste Ursache vor – mit den Datenpunkten, auf denen der Vorschlag beruht. Muster über mehrere Fälle hinweg werden sichtbar, bevor sie zum Rückruf werden.

Rechenbeispiel
Reklamationen pro Jahr480
Ursachenanalyse heute3,5 Stunden
Analyse mit zusammengeführten Daten1,5 Stunden
Gesparte Stunden pro Jahr960
Interner Stundensatz58 €
Rechnerischer Nutzen55.680 € pro Jahr

Der eigentliche Wert liegt in vermiedenen Folgefällen. Ein einziger verhinderter Rückruf übersteigt diese Rechnung um ein Vielfaches – lässt sich aber nicht seriös beziffern.

Aufwand

Hoch – die Datenzusammenführung ist das Projekt, nicht die KI.

Voraussetzung

Chargendaten digital und über eine gemeinsame Kennung verknüpfbar.

Der Stolperstein: Ein Mustervorschlag ist keine ermittelte Ursache. Wer ihn ungeprüft an den Kunden weitergibt, verliert beim nächsten Fall die Glaubwürdigkeit – und im Lebensmittelgeschäft ist die das eigentliche Kapital.
Kunststoffverarbeitung

Der Stillstand, der nicht stattfindet

95 Mitarbeiter · Spritzguss
Vorher

Werkzeugwechsel und Störungen werden auf Laufzetteln erfasst und im Ordner abgelegt. Ausgewertet wird nichts. Ausfälle kommen überraschend, meist im Dreischichtbetrieb nachts, und kosten pro Stunde ein Vielfaches der Instandhaltung.

Nachher

Maschinendaten und Störungsmeldungen laufen in einem Modell zusammen. Zeichnet sich ein Muster ab, das früheren Ausfällen vorausging, meldet das System es und schlägt einen Wartungstermin in der ohnehin geplanten Stillstandszeit vor.

Rechenbeispiel
Ungeplante Stillstände pro Jahr14
Dauer je Stillstand9 Stunden
Voraussichtlich vermeidbar5
Vermiedene Stillstandsstunden45
Stillstandskosten je Stunde850 €
Rechnerischer Nutzen38.250 € pro Jahr

Angenommen wird, dass fünf von vierzehn Stillständen früh genug erkennbar sind. Diese Quote ist der unsicherste Wert der ganzen Rechnung und gehört vor dem Projektstart an einem Pilotfall geprüft.

Aufwand

Hoch – ohne Sensorik und Datenhistorie geht es nicht.

Voraussetzung

Maschinen, die Daten liefern, und mindestens zwölf Monate Historie.

Der Stolperstein: Wer mit drei Monaten Daten startet, bekommt Rauschen statt Mustern – und verliert danach im Haus das Vertrauen für den zweiten Versuch. Lieber später anfangen.
Versicherungsmakler

Beratungsprotokolle, die noch am selben Tag fertig sind

12 Mitarbeiter · Gewerbe und Privat
Vorher

Nach jedem Beratungsgespräch ist ein Protokoll zu erstellen. Es dauert fünfundzwanzig Minuten, wird auf den Abend verschoben, dann auf das Wochenende – und ist am Ende lückenhaft. Im Streitfall ist genau dieses Protokoll das entscheidende Dokument.

Nachher

Das Gespräch wird mit schriftlicher Einwilligung aufgezeichnet. Daraus entsteht ein Protokollentwurf nach Ihrer Vorlage – mit Anliegen, besprochenen Alternativen, Empfehlung und Begründung. Der Makler prüft, ergänzt und unterschreibt.

Rechenbeispiel
Beratungsgespräche pro Jahr1.400
Protokoll heute25 Minuten
Prüfen und ergänzen8 Minuten
Gesparte Stunden pro Jahr397
Interner Stundensatz62 €
Rechnerischer Nutzen24.614 € pro Jahr

Nicht bezifferbar, aber wichtiger als die Ersparnis: ein vollständiges Protokoll am Tag des Gesprächs statt einer Rekonstruktion nach drei Wochen.

Aufwand

Gering – vier bis sechs Wochen bis zum produktiven Einsatz.

Voraussetzung

Eine Protokollvorlage und ein sauberer Einwilligungsprozess vor dem Gespräch.

Der Stolperstein: Ohne ausdrückliche Einwilligung ist die Aufzeichnung des gesprochenen Wortes nach § 201 StGB strafbar. Das ist kein Formalismus, den man später nachholt – das ist die Voraussetzung, ohne die der Fall nicht existiert.
Küchenstudio

Die 60 Prozent, die nie wieder von Ihnen hören

9 Mitarbeiter · Endkundengeschäft
Vorher

Sechshundert Planungsgespräche im Jahr, vierzig Prozent kaufen. Die übrigen dreihundertsechzig werden nicht nachgefasst – nicht aus Desinteresse, sondern weil der Verkäufer schon im nächsten Gespräch sitzt. Der Kunde kauft dann anderswo.

Nachher

Nach jedem Gespräch entsteht aus der Planung eine persönliche Zusammenfassung mit Visualisierung und zwei vorbereiteten Nachfassnachrichten mit Termin. Der Verkäufer liest, ändert, was er ändern will, und schickt. Zwei Minuten statt zwanzig.

Rechenbeispiel
Planungen ohne Abschluss360
Zusätzliche Abschlussquote8 %
Zusätzliche Aufträge29
Deckungsbeitrag je Auftrag2.400 €
Rechnerischer Nutzen69.600 € pro Jahr

Dies ist die spekulativste der zwölf Rechnungen. Die Annahme von acht Prozent zusätzlicher Abschlüsse ist nicht belegt – sie gehört an hundert Planungen getestet, bevor man auf ihr aufbaut. Das ist genau die Art Annahme, die im Business-Case-Einseiter offen benannt wird.

Aufwand

Gering – setzt auf dem vorhandenen CRM auf.

Voraussetzung

Ein CRM, in dem die Planungen mit Kundendaten liegen.

Der Stolperstein: Nachfassen wirkt nur, wenn es persönlich ist. Eine Serienmail, der man die Maschine anriecht, schadet mehr als sie nützt. Und Werbemails an Privatpersonen brauchen nach § 7 UWG eine Einwilligung – die im Beratungsgespräch eingeholt wird.

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