Den KI-Anbieter prüfen: Vertrag, Daten, Standort
Dieser Artikel ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Verträge gehören vor der Unterschrift an Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Fachanwalt.
Warum die Anbieterprüfung in diesem Feld anders ist
Software einzukaufen kann Ihr Haus. Ein KI-Dienst unterscheidet sich davon in drei Punkten, und jeder davon hat schon Projekte gekippt.
Erstens: Die Daten verlassen das Haus im Normalbetrieb. Nicht bei der Sicherung, nicht beim Fernwartungsfall – bei jeder einzelnen Nutzung. Das ändert die Frage von „Wie sicher ist der Anbieter?“ zu „Was genau geht wohin?“
Zweitens: Der Anbieter ist selten allein. Hinter einem Dienst steht häufig ein zweiter, der das Modell stellt, und hinter dem ein dritter, der die Rechenleistung liefert. Die Kette gehört offengelegt, weil jedes Glied ein Verarbeitungsort ist.
Drittens: Das Produkt ändert sich schneller als der Vertrag. Funktionen kommen, Modelle werden ausgetauscht, Verarbeitungsorte wechseln. Was Sie prüfen, ist ein Zustand – deshalb braucht die Prüfung einen Wiedervorlagetermin.
Die sieben Fragen vor der Unterschrift
Diese Liste passt auf eine Seite und beantwortet, was im Ernstfall gefragt wird.
- Wer ist Vertragspartner, und wer verarbeitet tatsächlich? Name, Sitz, Rechtsform – und die Liste der Unterauftragnehmer. Ein Anbieter, der diese Liste nicht hat, hat keine Ordnung.
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und ist er verhandelbar? Standardverträge sind üblich und in Ordnung. Die Frage ist, ob Löschfristen und Unterauftragnehmer darin stehen.
- Wo wird verarbeitet, einschließlich Support? Der Verarbeitungsort ist eine Sache, der Administrationszugriff eine zweite. Beides schriftlich.
- Werden Eingaben zum Training verwendet? Und getrennt davon: Wie lange werden sie gespeichert, und wer kann sie sehen? Diese beiden Fragen werden regelmäßig zu einer verschmolzen, und zwar nicht aus Versehen.
- Was passiert bei einer Panne? Meldewege, Fristen, Ansprechpartner. Wenn der einzige Kanal ein Formular ist, ist das die Antwort.
- Wie kommen wir wieder heraus? Export der eigenen Daten in einem brauchbaren Format, Löschbestätigung, Frist. Fehlt das, ist der Dienst eine Einbahnstraße.
- Was kostet er wirklich? Nicht nur die Lizenz: Verbrauch, Nutzerzahl, Speicher, Aufpreise für Verwaltungsfunktionen. Dazu Was KI wirklich kostet.
Die Haken, die man nicht im Vertrag findet
Der kostenlose Zugang der Mitarbeiter. Die beste Anbieterprüfung ist wertlos, wenn drei Leute nebenher den Privatzugang eines anderen Dienstes nutzen, weil der schneller ist. Die Bestandsaufnahme muss die tatsächliche Nutzung erfassen, nicht die genehmigte – sonst prüfen Sie den falschen Anbieter.
Die Funktion in der vorhandenen Software. Ihr Warenwirtschafts- oder Ticketsystem bekommt ein Update, und plötzlich ist eine KI-Funktion darin. Rechtlich ist das eine neue Verarbeitung, organisatorisch merkt es niemand. Fragen Sie Ihre Bestandslieferanten aktiv, was sie eingebaut haben und wohin es sendet.
Der Modellwechsel. Der Anbieter tauscht das zugrundeliegende Modell aus, und mit ihm den Verarbeitungsort oder die Qualität der Ergebnisse. Eine Zeile im Vertrag, die über solche Änderungen informiert, ist mehr wert als zehn Zeilen über Verschlüsselung.
Was eine gute Antwort von einer schlechten unterscheidet
Ein Anbieter, der auf die sieben Fragen in zwei Tagen schriftlich antwortet, ist in diesem Markt ein guter Anbieter – unabhängig davon, wie die Antworten ausfallen. Ein Anbieter, der ausweicht, auf das Vertrauensverhältnis verweist oder Ihnen erklärt, dass andere Kunden das nicht fragen, hat die wichtigste Frage bereits beantwortet.
Das ist kein Misstrauen, sondern Arbeitsteilung: Sie bleiben verantwortlich für die Daten Ihrer Kunden, auch wenn jemand anders sie verarbeitet. Wer diese Verantwortung trägt, darf Auskunft verlangen.
Dokumentieren, nicht nur prüfen
Die Prüfung hat nur dann einen Wert, wenn sie auffindbar ist. Für jeden eingesetzten Dienst gehören in Ihre Unterlagen: Vertrag, Auftragsverarbeitung, Angaben zum Verarbeitungsort, die Antworten auf die sieben Fragen, das Datum der Prüfung und der Termin der nächsten. Daraus wird ohne Zusatzarbeit der Eintrag in Ihr Verarbeitungsverzeichnis, siehe Verarbeitungsverzeichnis und Löschkonzept.
Ein Satz, den ich in Prüfungen oft höre: „Wir haben das damals angeschaut.“ Angeschaut zählt nicht. Aufgeschrieben zählt.
Was das im Mentoring bedeutet
Die Anbieterprüfung gehört in die Phase UMSETZUNG, wenn aus mehreren Anwendungsfällen einer ausgewählt ist und klar wird, welches Werkzeug tatsächlich in Frage kommt – vorher ist sie Arbeit auf Vorrat. Die Fragenliste liegt dem Werkzeug Business-Case-Einseiter bei, damit die Kosten der Prüfung in der Rechnung auftauchen und nicht als Überraschung am Ende. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten; das Mentoring sorgt dafür, dass die Fragen gestellt werden, solange die Antwort noch Einfluss auf die Entscheidung hat.
Häufige Fragen
Brauchen wir für jeden KI-Dienst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Immer dann, wenn personenbezogene Daten in den Dienst gelangen – und das passiert schneller als gedacht, etwa durch eine Kundenanfrage im Fließtext oder einen Namen in einem hochgeladenen Dokument. Weil sich das im laufenden Betrieb kaum zuverlässig ausschließen lässt, ist der Vertrag die sicherere Annahme. Fehlt er beim Anbieter ganz, ist das für sich genommen schon ein Befund.
Reicht es, wenn der Anbieter europäische Rechenzentren nennt?
Es ist ein guter Anfang und selten die ganze Antwort. Wichtig sind drei Dinge: wo die Verarbeitung tatsächlich stattfindet, wo der Support und die Administration sitzen – ein Zugriff aus einem Drittland ist eine Übermittlung – und welchem Konzernrecht der Anbieter unterliegt. Lassen Sie sich die Angaben schriftlich geben, nicht als Aussage im Verkaufsgespräch.
Was heißt „Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet“ genau?
In der Regel: Die Inhalte fließen nicht in die Weiterentwicklung der Modelle ein. Es heißt meist nicht, dass sie nicht gespeichert werden – viele Anbieter halten Eingaben für eine Zeit zur Missbrauchserkennung vor, oft dreißig Tage, teils mit Einsicht durch Mitarbeiter. Fragen Sie deshalb immer beides getrennt ab: Training und Aufbewahrung.