Datenschutz beim KI-Einsatz

Dieser Artikel erklärt Zusammenhänge und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Bewertung Ihres konkreten Falls gehört an Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Fachanwalt.

Ohne Rechtsgrundlage keine Verarbeitung

Der erste Satz ist der unbequemste: KI ändert am Datenschutzrecht nichts. Sobald personenbezogene Daten in ein Werkzeug fließen – ein Name, eine Kundennummer mit Zuordnung, eine E-Mail, ein Bewerbungsschreiben, ein Pflegebericht –, ist das eine Verarbeitung im Sinne der DSGVO und braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6.

Für den Mittelstand kommen praktisch drei in Betracht. Die Vertragserfüllung trägt vieles im laufenden Geschäft: Wenn eine Spedition eine Transportanfrage bearbeitet und dabei ein Werkzeug zur Strukturierung nutzt, geschieht das zur Durchführung des Vertrags. Die rechtliche Verpflichtung trägt dort, wo ohnehin Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten bestehen. Und das berechtigte Interesse trägt manches, was der Betrieb zur eigenen Organisation tut – es verlangt aber eine dokumentierte Abwägung gegen die Interessen der Betroffenen, und diese Abwägung fällt schlechter aus, je weniger die Betroffenen mit der Verarbeitung rechnen mussten.

Die Einwilligung ist die schlechteste der vier Möglichkeiten, obwohl sie in Beratungsgesprächen am häufigsten vorgeschlagen wird. Sie ist jederzeit widerrufbar, und im Verhältnis zu Beschäftigten ist zweifelhaft, ob sie freiwillig sein kann. Ein Betrieb, der seinen KI-Einsatz auf Einwilligungen seiner Mitarbeiter stützt, baut auf Sand.

Zweckbindung: der Punkt, an dem viele Vorhaben kippen

Daten dürfen nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden, oder für einen damit vereinbaren. Das ist der Grundsatz, an dem die meisten gut gemeinten KI-Ideen scheitern.

Ein Beispiel, konstruiert zur Veranschaulichung: Ein Versicherungsmakler hat über Jahre Beratungsprotokolle geführt, um seine Beratungspflichten zu dokumentieren. Nun möchte er diesen Bestand auswerten, um Kunden mit Versorgungslücken anzusprechen. Erhoben wurden die Daten zur Dokumentation, verwendet werden sollen sie zur Vertriebssteuerung. Ob das ein vereinbarer Zweck ist, entscheidet nicht der Nutzen, sondern eine Prüfung anhand des Zusammenhangs, der Art der Daten, der Folgen für die Betroffenen und ihrer vernünftigen Erwartung. In vielen solchen Fällen lautet das Ergebnis: nicht ohne Weiteres.

Daneben steht die Datenminimierung. Verarbeitet werden darf, was erforderlich ist – nicht, was ohnehin da ist. Für die Praxis heißt das: Bevor ein Dokument in ein Werkzeug geht, gehört geprüft, ob die personenbezogenen Teile überhaupt gebraucht werden. Häufig nicht. Ein Vertrag, dessen Klauseln geprüft werden sollen, funktioniert ohne Namen genauso. Diese Vorarbeit ist lästig und der wirksamste Schutz, den es gibt.

Auftragsverarbeitung, Drittland und die Frage, wo das Modell steht

Wer ein Cloud-Werkzeug nutzt, gibt Daten an einen Dienstleister. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Seriöse Anbieter stellen ihn bereit, oft als Anlage zum Geschäftstarif, die man aktiv abschließen muss. Bei kostenlosen oder privaten Zugängen fehlt er regelmäßig – und damit fehlt die Grundlage, dort geschäftliche personenbezogene Daten einzugeben.

Beim Abschluss lohnt der Blick auf zwei Punkte. Erstens: Werden Ihre Eingaben zum Training der Modelle verwendet? Bei Geschäftstarifen ist das meist ausgeschlossen, bei Privatkonten häufig nicht. Zweitens: Wie lange werden Eingaben gespeichert, und wer kann sie sehen? Antworten darauf gehören schriftlich in die Akte, nicht in die Erinnerung an ein Vertriebsgespräch.

Liegt der Server außerhalb der EU oder hat der Anbieter dort Zugriff, kommt die Übermittlung in ein Drittland hinzu. Sie ist nicht verboten, aber sie braucht eine Grundlage: einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission für das betreffende Land oder Standardvertragsklauseln mit ergänzenden Maßnahmen. Für Übermittlungen in die USA existiert ein Angemessenheitsbeschluss, gegen dessen Bestand es juristische Angriffe gibt – wer darauf baut, sollte den Stand im Auge behalten und eine Rückfallposition haben.

Das ist der eigentliche Unterschied zwischen einem Modell in der Cloud und einem im eigenen Haus. Läuft das Modell auf eigener Hardware, entfallen Auftragsverarbeitung und Drittlandfrage vollständig, weil die Daten das Haus nicht verlassen. Dafür übernehmen Sie Betrieb, Aktualisierung und Absicherung selbst, und die Leistungsfähigkeit lokal betreibbarer Modelle liegt spürbar unter der der großen Dienste. Für eine Steuerberatung, eine ambulante Pflege oder eine Personaldienstleistung kann dieser Tausch trotzdem richtig sein. Es ist eine Abwägung, keine Glaubensfrage.

Besondere Kategorien: wo es eng wird

Art. 9 DSGVO verbietet die Verarbeitung bestimmter Datenarten grundsätzlich und lässt sie nur in eng umrissenen Ausnahmen zu. Dazu gehören Gesundheitsdaten, Angaben zu Religion, Weltanschauung, politischer Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, ethnischer Herkunft, Sexualleben sowie biometrische Daten, soweit sie der eindeutigen Identifizierung dienen.

Für einige Branchen ist das die zentrale Hürde. Eine ambulante Pflege verarbeitet fast ausschließlich Gesundheitsdaten. Ein Betrieb, der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder betriebliches Eingliederungsmanagement bearbeitet, ebenso. Hier ein Cloud-Werkzeug einzusetzen, ohne die Ausnahmegrundlage und die Übermittlungskette sauber durchdacht zu haben, ist kein Kavaliersdelikt.

Wichtig ist auch der mittelbare Weg: Solche Angaben stehen selten im Feld „Religion", sondern im Fließtext einer Gesprächsnotiz, in einer E-Mail über einen Krankheitsfall, in einer Bemerkung zur Schwangerschaftsvertretung. Wer Freitextbestände an ein Werkzeug anbindet, bindet diese Stellen mit an, ohne es zu merken.

Wann eine Folgenabschätzung im Raum steht

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO ist nicht die Regel, aber auch keine Ausnahme für Exoten. Sie wird fällig, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen mit sich bringt.

Typische Auslöser im Mittelstand sind die systematische Bewertung von Personen, die umfangreiche Verarbeitung sensibler Daten und Formen der Überwachung von Beschäftigten. Ein Werkzeug, das Bewerbungen vorsortiert, ein System, das Arbeitsleistung auswertet, eine Sprachanalyse in der Telefonie – all das gehört auf den Prüfstand. Ein Werkzeug, mit dem der Vertrieb Angebotstexte formuliert, in aller Regel nicht.

Praktisch: Die deutschen Aufsichtsbehörden haben Listen veröffentlicht, in denen Verarbeitungen benannt sind, für die eine Folgenabschätzung stets durchzuführen ist. Diese Listen sind der schnellste Weg zur Antwort, und sie sind öffentlich.

Welche Daten dürfen in welches Werkzeug

Die Frage, die im Betrieb wirklich gestellt wird, lautet nicht „Ist KI DSGVO-konform", sondern: Darf ich das hier eingeben? Diese Frage muss beantwortbar sein, ohne dass jemand einen Juristen anruft. Bewährt hat sich eine Einteilung in drei Klassen, die man einmal festlegt und an jedes Werkzeug heftet.

• Frei verwendbar. Öffentliche und interne Inhalte ohne Personenbezug: Produkttexte, allgemeine Fachfragen, eigene Entwürfe, anonymisierte Beispiele. Hier braucht niemand zu fragen.
• Nur im freigegebenen Werkzeug. Personenbezogene Daten aus dem laufenden Geschäft – Kundenkorrespondenz, Angebotsvorgänge, Projektunterlagen. Erlaubt ausschließlich in dem Dienst, für den ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt und die Trainingsnutzung ausgeschlossen ist.
• Gesperrt. Besondere Kategorien nach Art. 9, Beschäftigtendaten mit Bewertungsbezug, Zugangsdaten, Mandantengeheimnisse, fremde Betriebsgeheimnisse. Für diese Klasse gibt es kein „nur schnell mal" – hier entscheidet eine benannte Person im Einzelfall.

Diese drei Zeilen leisten im Alltag mehr als ein dreißigseitiges Konzept, das niemand liest. Wie man sie verbindlich macht, steht in KI-Leitplanken: die Betriebsregelung.

Was das im Mentoring bedeutet

Die Datenklassen und die Frage nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag sind Teil des KI-Readiness-Checks der Phase START – sie entscheiden früh, welche Einsatzideen überhaupt weiterverfolgt werden können. In der Phase POTENZIALE fließt das Ergebnis in die Priorisierung ein: Ein Anwendungsfall, der besondere Kategorien berührt, wandert nicht in den ersten Piloten, auch wenn sein Nutzen hoch erscheint. Die rechtliche Bewertung selbst bleibt Aufgabe Ihres Datenschutzbeauftragten.