KI-Kompetenz: die Pflicht, die fast niemand kennt

Dieser Artikel ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Wo es um Ihren konkreten Einsatz geht, gehört die Bewertung an einen Fachanwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten.

Die Pflicht, die vor allen anderen gilt

Von der europäischen KI-Verordnung ist im Mittelstand vor allem eines angekommen: Sie sei kompliziert und beträfe andere. Beides stimmt für die meisten Pflichten. Für eine stimmt es nicht, und ausgerechnet die gilt bereits: die Pflicht, für ausreichende KI-Kompetenz zu sorgen.

Sie steht in Artikel 4 und sie trifft nicht nur Anbieter, sondern ausdrücklich auch Betreiber – also jeden, der ein fremdes KI-Werkzeug in eigener Verantwortung einsetzt. Wer einen Assistenzdienst abonniert, eine KI-Funktion in der Branchensoftware benutzt oder einen Chatbot auf die eigene Website stellt, ist Betreiber. Damit sind praktisch alle gemeint, die die Diskussion um Hochrisikosysteme für ein Thema anderer Leute halten. Zur Rollenfrage insgesamt: Der EU AI Act im Mittelstand.

Das Datum ist der zweite Grund, warum diese Pflicht heraussticht. Während die Pflichten für Hochrisikosysteme nach hinten verschoben wurden, gilt Artikel 4 seit Anfang 2025. Es ist keine kommende Anforderung. Es ist eine laufende.

Was „ausreichend“ heißt – und warum die Verordnung das offen lässt

Die Verordnung nennt keine Stundenzahl, kein Zertifikat, kein vorgeschriebenes Verfahren. Für Juristen ist das ein unbestimmter Rechtsbegriff, für Unternehmer zunächst eine Zumutung: Woher soll man wissen, ob man genug getan hat?

Die Antwort steht im Gesetzestext selbst, nur unauffällig. Der Maßstab ist dreifach gestaffelt:

• nach Vorwissen und Ausbildung der betroffenen Person,
• nach ihrer Rolle – wer ein Ergebnis nur liest, braucht weniger als wer entscheidet,
• nach dem Risiko des Systems und des Zusammenhangs, in dem es eingesetzt wird.

Daraus folgt eine praktische Erleichterung, die man aussprechen sollte: Für den weit überwiegenden Teil des Mittelstands bedeutet Artikel 4 keine Ausbildung, sondern eine ernsthafte Unterweisung. Wer Texte entwerfen lässt und sie vor dem Versand liest, braucht ein anderes Maß als wer ein System einsetzt, das über Bewerbungen vorsortiert – letzteres ist ein ganz anderer Fall, dazu KI im Personalbereich.

Die fünf Dinge, die eine Unterweisung enthalten muss

Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Artikel mitnehmen, dann diese Liste. Sie ist der kleinste Inhalt, der den Namen Unterweisung verdient.

1. Was die Technik tut und was nicht. Dass ein Sprachmodell Wahrscheinlichkeiten fortschreibt und nicht nachschlägt, erklärt neun von zehn Fehlern, die später passieren. Grundlage: Sprachmodelle verstehen.
2. Welche Werkzeuge erlaubt sind. Namentlich, mit Zweck. Alles, was nicht auf der Liste steht, ist nicht erlaubt – und die Liste muss gepflegt werden.
3. Welche Daten hinein dürfen. Personenbezogene Daten, Kundendaten, Preiskalkulationen, Konstruktionsunterlagen: Für jede Kategorie eine klare Ansage. Hier liegt das größte Risiko und die häufigste Verfehlung.
4. Wer das Ergebnis verantwortet. Die Antwort lautet immer: der Mensch, der es verwendet. Dass dieser Satz ausgesprochen und protokolliert wurde, ist im Streitfall mehr wert als jede Schulungsfolie.
5. Wohin man einen Fehler meldet. Ohne benannte Stelle wird nichts gemeldet, und ohne Meldungen lernt das Haus nichts.

Zwei Stunden reichen dafür, wenn die Inhalte vorbereitet sind. Was nicht reicht, ist eine Rundmail mit einem Link.

Der Nachweis ist der eigentliche Punkt

Eine Schulung, die stattgefunden hat, aber nicht dokumentiert ist, hat aufsichtsrechtlich nicht stattgefunden. Das klingt bürokratisch und ist trotzdem die wichtigste Zeile dieses Artikels. Halten Sie fest:

• Wann die Unterweisung war, wer teilgenommen hat, mit Unterschrift oder Bestätigung,
• welche Inhalte behandelt wurden – die Gliederung genügt,
• welche Unterlage ausgegeben wurde, in welcher Fassung,
• wann die Auffrischung fällig ist.

Ein Jahr ist ein vernünftiger Abstand, bei schnellem Werkzeugwechsel ein halbes. Neue Mitarbeiter bekommen die Unterweisung im Onboarding, nicht beim nächsten Sammeltermin – sonst entsteht genau die Lücke, die hinterher auffällt. Wie man das in einen laufenden Betrieb einbaut, steht in Onboarding mit KI.

Drei Fehler, die regelmäßig vorkommen

Die Einmal-Schulung. Ein Termin im Frühjahr, danach nichts. Die Werkzeuge ändern sich schneller als die Belegschaft, und eine Kompetenz, die sich auf eine abgelaufene Funktion bezieht, ist keine.

Die Schulung ohne eigene Regeln. Allgemeine Kurse erklären die Technik gut und Ihr Haus gar nicht. Ohne die Punkte zwei bis fünf oben bleibt der Teilnehmer schlauer und trotzdem ohne Orientierung.

Die Schulung nur für die, die „damit arbeiten“. In der Praxis arbeiten deutlich mehr Leute mit KI, als auf der Liste stehen – meist auf eigene Faust und mit privaten Zugängen. Wer die Unterweisung auf eine Abteilung begrenzt, dokumentiert genau die Gruppe, die ohnehin vorsichtig ist.

Was das für die Ausschreibung bedeutet

Ein Nebeneffekt, der sich zunehmend in Vergabeunterlagen zeigt: Der Nachweis von KI-Kompetenz wird abgefragt. Nicht als Zertifikat, sondern als Frage nach Schulungsstand und interner Regelung. Wer eine Teilnehmerliste, eine Werkzeugliste und eine zweiseitige Betriebsregelung vorlegen kann, beantwortet sie in fünf Minuten. Wer nichts hat, erklärt sich.

Das ist der Grund, warum ich diese Pflicht nicht unter Bürokratie ablege, sondern unter Verkauf.

Was das im Mentoring bedeutet

Die Bestandsaufnahme der tatsächlich eingesetzten Werkzeuge ist Teil des KI-Readiness-Checks in der Phase START. Daraus entsteht die Werkzeugliste, aus der Werkzeugliste die Unterweisung, aus der Unterweisung der Nachweis – in dieser Reihenfolge, weil eine Schulung ohne Bestandsaufnahme am Betrieb vorbeigeht. Die schriftliche Regelung folgt später mit dem Werkzeug KI-Leitplanken, siehe KI-Leitplanken: die Betriebsregelung. Die Prüfung, ob Ihre Umsetzung im Einzelfall genügt, bleibt bei Ihrer Rechtsberatung; das Mentoring liefert die Unterlage, mit der Sie dort hingehen.