KI in der Personalarbeit

Dieser Artikel ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Personalentscheidungen berühren Arbeitsrecht, Datenschutzrecht, Gleichbehandlungsrecht und Betriebsverfassungsrecht gleichzeitig; lassen Sie konkrete Vorhaben prüfen, bevor Sie sie einführen.

Warum ausgerechnet die Personalarbeit

Die Strenge hat einen nachvollziehbaren Grund. Eine falsch formulierte Angebotszeile kostet Geld. Eine falsch getroffene Personalentscheidung kostet einen Menschen eine Stelle, und sie ist für den Betroffenen nicht überprüfbar, weil er die Entscheidungsgrundlage nicht sieht.

Dazu kommt ein technisches Problem, das sich nicht durch Sorgfalt auflösen lässt. Ein Modell, das aus historischen Daten lernt, lernt auch die Muster, die in diesen Daten stecken. Hat ein Betrieb in der Vergangenheit überwiegend eine bestimmte Gruppe eingestellt, ist genau das für das System das Merkmal einer erfolgreichen Bewerbung. Das Modell braucht dafür keine Angabe zu Geschlecht, Alter oder Herkunft: Es findet Stellvertreter – Vereinsmitgliedschaften, Formulierungsgewohnheiten, Lücken im Lebenslauf, den Namen einer Schule. Die Benachteiligung entsteht dann, ohne dass jemand sie beabsichtigt hätte, und sie ist von außen kaum nachweisbar, von innen oft auch nicht.

Rechtlich schlägt das doppelt durch. Das europäische KI-Recht ordnet Systeme, die der Personalauswahl oder der Bewertung von Beschäftigten dienen, dem Hochrisikobereich zu – mit Pflichten, die weit über das hinausgehen, was ein Mittelständler für ein Textwerkzeug erwartet, und mit Informationspflichten gegenüber den betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung. Und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gilt unverändert: Wer benachteiligt, haftet, unabhängig davon, ob ein Mensch oder eine Software die Vorauswahl getroffen hat. Die Beweislastregeln des Gleichbehandlungsrechts machen es dabei nicht leichter, ein System zu verteidigen, dessen Auswahlgründe niemand erklären kann.

Die automatische Absage ist keine Option

Der Punkt, an dem es am klarsten ist: Art. 22 DSGVO gibt Betroffenen das Recht, nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht und ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Eine Absage auf eine Bewerbung ist ein Lehrbuchfall dafür.

Die Vorschrift kennt Ausnahmen, aber keine, die im Bewerbungsverfahren trägt. Auf eine Einwilligung lässt sich hier schlecht bauen, weil sie zwischen Bewerber und Unternehmen kaum als freiwillig gelten kann und jederzeit widerrufbar wäre. Und selbst wo eine Ausnahme greifen würde, verlangt die Vorschrift Schutzmaßnahmen, darunter das Recht auf Eingreifen einer Person, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung.

Entscheidend ist, was „ausschließlich automatisiert" bedeutet. Ein Mensch, der eine von der Software erzeugte Rangliste abnickt, ohne die aussortierten Unterlagen je gesehen zu haben, ist rechtlich in der Nähe einer automatisierten Entscheidung – die menschliche Beteiligung muss inhaltlich sein, nicht formal. Praktisch heißt das: Wer aussortiert wird, muss von einem Menschen aussortiert worden sein, der die Unterlagen tatsächlich gelesen hat. Eine Software, die 400 Bewerbungen auf 40 reduziert, die dann gelesen werden, hat 360 Absagen erzeugt, die niemand geprüft hat.

Was erlaubt und sinnvoll ist

Die strenge Regulierung trifft die Bewertung von Menschen. Sie trifft nicht die Arbeit drumherum, und die ist in einer Personalabteilung von drei Leuten der größere Teil des Tages.

Stellenanzeigen und Stellenprofile. Aus einer Tätigkeitsbeschreibung und ein paar Stichworten der Fachabteilung einen Anzeigenentwurf zu machen, ist Textarbeit ohne Personenbezug. Der Nutzen liegt weniger in der Zeitersparnis als darin, dass Anzeigen überhaupt entstehen, statt drei Wochen liegenzubleiben. Ein Mensch prüft vor der Veröffentlichung, auch auf diskriminierende Formulierungen.

Einarbeitungspläne. Für einen SHK-Betrieb, der zweimal im Jahr einen neuen Monteur einstellt, existiert selten ein geschriebener Einarbeitungsplan. Aus vorhandenen Unterlagen, Arbeitsanweisungen und dem Wissen der Meister lässt sich ein Entwurf erzeugen, den die Führungskraft in einer halben Stunde auf den Betrieb zuschneidet. Das ist eine Aufgabe, die vorher nicht schlecht erledigt wurde, sondern gar nicht.

Terminorganisation und Korrespondenz. Einladungen, Absagen nach dem Gespräch, Terminabstimmung, Rückfragen zu Unterlagen. Hier geht es um Formulierung und Ablauf, nicht um Bewertung. Personenbezogene Daten sind im Spiel, also gehört das ins freigegebene Werkzeug – die Einteilung dazu steht in Datenschutz beim KI-Einsatz.

Wissensablage. Auskünfte zu Urlaubsregelungen, Reisekosten, Arbeitszeitmodellen, Betriebsvereinbarungen. Das sind die Fragen, die eine Personalabteilung zwanzigmal in der Woche beantwortet, und sie stehen in Dokumenten, die es schon gibt. Ein Abruf aus den eigenen Unterlagen, wie in Eigene Unterlagen nutzbar machen beschrieben, ist hier naheliegend – vorausgesetzt, die Berechtigungen werden mitgeführt und Personalakten liegen nicht im durchsuchten Bestand.

Ein Rechenbeispiel zur Einordnung, mit offengelegten Annahmen: Nehmen wir an, in einer Personaldienstleistung mit 90 Beschäftigten entstehen im Jahr 30 Stellenausschreibungen, für die je 90 Minuten Formulierungsarbeit anfallen. Das sind 45 Stunden. Halbiert ein Entwurfswerkzeug diesen Aufwand, entstehen gut 22 Stunden Spielraum im Jahr – etwa drei Arbeitstage. Ob sich dafür ein Projekt lohnt, hängt davon ab, was mit diesen drei Tagen geschieht. Die Zahlen sind angenommen, nicht gemessen; die Struktur der Rechnung ist die, die Sie für Ihren Betrieb aufstellen sollten.

Die Grauzone, über die man vorher sprechen muss

Zwischen dem Erlaubten und dem Verbotenen liegt ein Bereich, in dem die meisten Werkzeuge verkauft werden. Drei Beispiele.

Das Zusammenfassen einer Bewerbung ist zunächst nur Verdichtung. Es wird zur Vorauswahl, sobald die Zusammenfassung an die Stelle der Unterlagen tritt und der Entscheider das Original nicht mehr ansieht – dann entscheidet in Wahrheit, was das Modell weggelassen hat.

Das Abgleichen mit Anforderungsprofilen klingt nach einem mechanischen Vergleich und ist in der Umsetzung eine Bewertung, sobald das System gewichtet, interpretiert oder Ähnlichkeit statt Übereinstimmung misst.

Die Auswertung von Gesprächsaufzeichnungen ist ein Sonderfall mit zusätzlicher Schärfe: Systeme, die Emotionen von Beschäftigten am Arbeitsplatz erkennen sollen, sind nach dem europäischen KI-Recht mit engen Ausnahmen untersagt. Ein Werkzeug, das aus der Stimme eines Bewerbers auf Belastbarkeit oder Motivation schließt, gehört nicht in die Prüfung, sondern in den Papierkorb.

In allen drei Fällen lautet die Frage nicht, ob die Technik funktioniert, sondern ob Sie die Entscheidung erklären können, wenn jemand sie anficht. Mehr dazu in Der EU AI Act im Mittelstand.

Die Grenze im Betrieb sichtbar ziehen

Eine Regel, die nur in einer Richtlinie steht, wird im Alltag nicht gefunden. Wirksam ist eine Grenze, die an der Arbeit selbst sichtbar ist, und dafür haben sich drei Festlegungen bewährt.

• Ein Satz als Trennlinie. „KI unterstützt die Vorbereitung und die Formulierung; die Bewertung von Menschen trifft ein Mensch, der die Unterlagen gelesen hat." Dieser Satz gehört in die KI-Richtlinie, in die Unterweisung und in die Stellenbeschreibung der Personalverantwortlichen.
• Eine Positivliste für die Personalarbeit. Nicht abstrakt, sondern als Aufzählung der Aufgaben, die freigegeben sind – Anzeigen, Einarbeitungspläne, Korrespondenz, Auskünfte aus Regelungen. Alles Übrige braucht eine Einzelentscheidung der zuständigen Person.
• Ein Vermerk in der Bewerberakte. Wo ein Werkzeug mitgewirkt hat, gehört festgehalten, welches, wofür und wer geprüft hat. Das ist keine Formalie, sondern Ihre Verteidigung, falls die Auswahl angegriffen wird.

Dazu kommt die Kommunikation nach innen. Beschäftigte, die erfahren, dass in der Personalabteilung KI eingesetzt wird, ohne zu wissen wofür, nehmen das Schlimmste an. Ein Absatz im Intranet, der benennt, was gemacht wird und was nicht, kostet zehn Minuten und erspart Monate an Gerüchten. Wo ein Betriebsrat besteht, ist er ohnehin zu beteiligen; mehr dazu in KI-Leitplanken: die Betriebsregelung.

Was das im Mentoring bedeutet

Personalthemen tauchen in der Phase POTENZIALE fast immer auf, und im Use-Case-Katalog mit der Priorisierungsmatrix trennen sie sich früh: unterstützende Aufgaben ohne Bewertungsbezug bekommen eine hohe Priorität, weil sie schnell tragen, alles mit Auswahl- oder Bewertungscharakter wird ausdrücklich zurückgestellt. Diese Trennung wird schriftlich festgehalten, damit sie später nicht stillschweigend verrutscht. Die arbeits- und datenschutzrechtliche Prüfung bleibt bei Ihrer Beratung.